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办公室自动化下的文书档案管理方法分析

来源:论文联盟  作者:常爱玉 [字体: ]

办公室自动化下的文书档案管理方法分析

   在办公室的基础管理中, 将文书与文书档案的管理工作纳为基本的总要组成, 为单位的发展和管理起到了有利的保障与支持。企业的等日常行政的管理事务中产生了文书档案, 其也是在文书变成部分档案资料时习惯性称谓, 在保存上具有非常重要的价值。所以对文书与文书档案的使用价值加以提高, 是现代背景下, 对办公室管理工作的新要求和新挑战。 
  一、文书档案实施自动化管理的必要性 
  随着企业的不断发展,企业单位文书管理部门的业务种类也相继增多,使用传统的纸质文本已经跟不上现代管理的发展步伐,不能满足现阶段的办公要求。比如,重要实物文本和企业发展相关的重要音像资料存档管理,都不能依靠纸质的文本来实现,在快速发展的经济的促使下,企业单位信息交流发生了较大的变化,公文传递和信息管理实现了网络化,这也给企业传统档案管理模式和相关制度,提出了相关问题,一是适应性问题,首先是适应性的问题,因为信息数字化存储的内容包容性及快捷性,日益成为人们的主要信息存储形式,相对于企业单位如果在继续保持传统的信息传递形式进行管理的话,那么必然会造成信息服务对象思想感觉上的不适,认为企业单位创新观念不足,缺乏管理意识,自然对企业单位的对外发展合作也会产生影响。另外对于员工而言,也会感觉到操作管理方面的不适应情况出现。再者通过对自动化档案管理,能够有效地做到效率方面的优化,在第一时间内拿到自身所需的档案文件,用于研究或传递,达到时代发展的高效率要求,且还能够有效地节约文本资源的使用,大大的降低了复印打印方面的能源耗材,深刻吻合了当前节能环保的理念。因此在企业中进行标准化可操作的电子档案管理系统构建,实现与自动化办公的结合,具有着必然的历史发展意义。 
  二、在力公室文书与文书档案管理中出现的问题 
  1.对办公室文书档案的管理建设力度不够 
  一些企业管理人员不够重视文书档案的管理,常常将办公室的文书档案及文书资料放在面积较小,通风不畅或阴暗潮湿的房屋内,这样的环境会造成文书及文书档案不能够长久保存,若长时间在这种环境下放置, 一定会造成部分文书档案受到程度不同的损害。这种情况的出现, 主要是由于在办公室文书档案的管理方面硬件设施投入力度太小, 制约了文书档案管理工作的发展,给企业的管理工作带来了一定的阻力。 
  2.办公室文书与文书档案管理中管理人员能力欠缺 
  对于办公室文书档案管理工作在一些企业单位重视程度相对较低, 直接影响到了档案管理业务人员的业务水平和工作态度,一些档案管理业务人员对自己业务熟练程度较低,也没有充分认清自己在业务工作中的主要职责,造成了工作效率低,工作方式混乱,甚至一部分员工常常在档案管理工作上出现失职现象。在日常文书档案管理工作中,业务工作量比较繁重,常常由于档案管理人员业务水平低、缺乏工作耐心及工作责任心不高,造成了办公室文书档案管理工作比较混乱,不能使文书档案管理工作正常运行。 
  3.在办公室的文书与文书档案上缺乏规范化的管理工作机制 
  “没有规矩不成方圆”, 要对机制进行合理化规范, 对工作人员的各项职责进行有效的明确, 这对日后工作的有效开展创造了有效的展开。但是, 由我国目前的办公室文书与文书档案管理现状可以知道, 领导首先就对其重视不够, 让工作的管理机制没有得到有效的建立, 让文书档案管理在工作上无章可循。而且在惩戒机制缺乏的同时, 使工作人员缺乏主人翁意识, 用懈怠的态度对待工作, 这就让文书档案在管理上的发展受到了重大的阻碍, 不能和时代的发展进行同步。 
  三、办公室文书档案对管理問题的解决对策 
  1.完善文书档案管理体制 
  要想实现文书档案管理工作的正常运转,切实维护文书档案的安全保密性,提高管理工作的效率,就必须建立完善相对应的文书档案管理体系。通过规范管理体制,将文件的前期管理与控制纳入到工作系统中,切实保证从文件形成到归档过程中工作步骤的有序进行,强化档案管理部门的统一指导,为文书档案管理工作的正常进行做好准备工作。对于文书档案管理工作也应该贯彻落实到工作细节。在电子文件归档时通过建立与其相对应的纸质文件归档目录,保证高效率的完成工作。对于电子文件和相关资料应该分别进行管理,及时清理没用的资料,通过分开管理维护档案的完整性。 
  2.提高管理人员的专业素质 
  严格选拔档案管理业务人员,同时在管理过程要制定一套完整选拔标准。重点选拔一些在计算机知识和档案管理方面经验丰富的人员,只有丰富的计算机和档案专业水平高的业务人员,才能更好的完成文书档案管理工作,有利于提升本单位文书档案管理水平。再者,要加大对档案管理业务人员的业务水平的培训。重点对计算机相关知识进行培训,让档案管理业务人员能够熟知病毒对管理系统的危害,并掌握相关的网络信息防治技术,能够在工作做熟练的应对档案管理系统出现的各种事故和危害,切实有效的做好文书档案的安全管理工作,改善文书档案的管理环境,同时档案管理业务人员要熟
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  3.促进文档保密技术升级 
  在当前的办公自动化的环境下,做好文档的保密工作是文书档案管理工作的重点,要确保文书档案的安全性。做好档案防伪工作是文书档案归档之后的重要工作,确保如果文档被泄露能够依据存档之前标注的防伪标识分辨出真伪,杜绝出现伪造档案的现象发生,给档案管理工作带来一定的麻烦。将文书档案进行电子化,通过制定的相关编号输入到计算机中,安排专人维护数据库,确保数据库的安全,只有特定的管理人员输入制定的密码,才可以对文书档案管理数据库进行操作和维护。 
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