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关于创新流动人员档案管理服务工作模式的思考

来源:论文联盟  作者:常永山 [字体: ]

关于创新流动人员档案管理服务工作模式的思考

  一、加快流动人员档案管理信息化建设 
  在当前的形势下,人力资源管理中心应当加大流动人员档案管理信息化的建设力度,具体可从以下两个方面着手:其一,应针对电子档案建立统一的标准,确保数据信息的采集渠道畅通,使电子档案的收集和录入有序进行。电子档案建立后应进行及时更新,使其能够动态反映出流动人员的实际情况。其二,应构建流动人员档案数据库,借助现代技术和设备,将流动人员的档案资料输入到计算机当中,并将信息转化为数据,定期进行补充,对档案进行更新,使档案管理的各个环节实现计算机操作,借助网路技术向全社会开放,为流动人员查询个人档案信息提供便利条件。在构建数据库的过程中,要做好充分的调研工作,运用适宜的软件,发挥数据库的作用。 
  二、强化流动人员档案规范化管理 
  1.规范档案接收与鉴别 
  当流动人员与原单位正式办理脱离行政关系手续后,根据国家现行的规定要求,流动人员的原单位应当在30个工作日内,将该人的档案移交给相关机构。当相关机构接收到流动人员的档案后,需要进行审查和鉴别,并将非档案材料分离出来,依据材料所具备的保存价值高低进行相应处理,最后把可以反映问题本质的材料进行归档,由此可进一步提升归档材料的质量。经过分离之后对需要保存的材料进行再次确认,并对这部分材料进行重新组卷,将关联度较强的信息组合到一起,按顺序插入页码,编成目录,加入标题,装订成册后上架保存。 
  2.完善档案收集内容 
  按国家现行规定要求,应对流动人员的档案进行全面收集,尤其是能够体现其才能的信息。档案管理者应当積极主动地收集流动人员近期的工作业绩和曾经受到过的各种奖励,并将这部分信息补充到其人事档案中,完善档案内容,由此除了能够客观反映出流动人员的价值之外,还能使档案的利用价值得到进一步提升。 
  3.实施集中统一管理 
  人力资源管理服务中心应当对流动人员的人事档案进行统一整理,并按照性别、学历、专业等信息进行分类。为便于档案的检索和利用,可创建多种检索途径,在对人事档案进行利用时,必须严格按照相关规定操作,并办理审批手续,条件不符合的不准予查阅,同时查阅者无权对外公布或泄露档案信息。对于涉及国家机密的流动人员档案,任何人不得私自查阅或借用其人事档案,以免重要信息外泄。 
  三、开设便捷的档案管理服务窗口 
  流动人员档案管理是一项基本的公共服务,为提高服务水平,人力资源管理中心应当将管理意识转变为服务意识,在现有的基础上,强化流动人员档案服务,借此来提升效率。首先,应对服务方式和方法进行优化改进,运用先进的技术手段为流动人员档案业务的办理提供优质服务,如设置便民窗口,开办叫号服务等等,并对服务流程进行优化,缩短业务办理时间,为各类流动人员档案业务的办理提供方便。其次,应对流动人员档案管理工作加以规范,不断创新方式,构建一站式的服务体验,档案服务窗口则应完善服务功能,开通电话预约,改进查阅方式。此外,应加强档案业务服务窗口的建设,完善相应的硬件设施,给流动人员档案业务的办理提供人性化的服务,由此除了可以为各级组织和单位提供人才数据支持之外,还能为流动人员与用人单位之间搭建起相互联系的桥梁,有助于流动人员切实利益的保障。 
  四、拓展流动人员档案管理内容 
  流动人员的人事档案中应增加反映流动人员综合能力的业绩考核资料,并将人事档案与个人信用体系建立起密切联系,在档案内容中纳入流动人员职业生涯、信用记录以及技术能力等方面的变动情况。如,在档案中增设专业技术考核材料,记录论文发表、学习培训、科研成果、特殊贡献的具体情况,并对这些情况进行量化评估,形成业绩档案,以便用人单位深入全面地了解流动人员的素质能力。同时,流动人员档案管理还应加快诚信档案建设,人力资源管理服务中心要积极与工商、银行、公安等部门建立起信息共享机制,及时获取流动人员的信用信息,并对流动人员进行综合诚信评估,将评估报告纳入到人事档案中,进一步完善档案管理内容。 
  五、提高档案管理工作者的服务能力 
  对于人力资源管理服务中心而言,提升档案管理者的综合素质和服务能力,可以促进流动人员档案管理水平的提高。由于流动人员档案管理具有一定的政策性,故此要求管理人员应当有较高的政治素养,了解并掌握相关的政策法规,这是做好本职工作的前提和基础。同时,还要有较强的专业素质,熟悉流动人员档案管理的各种方式方法,并善于运用现代信息技术完成档案管理工作,只有这样才能更好地为流动人员档案管理工作服务。其次,人力资源管理服务中心应当建立并逐步完善相关制度和服务标准,制定合理可行的岗位职责和服务准则,对服务内容加以完善,对服务管理进行强化,对服务环境进行优化,以此来提升服务质量,从而满足当前形势下人才频繁流动对档案信息化和数字化管理的需求,这样不但能够促进流动人员档案管理服务水平的提高,而且还能推动流动人员档案工作的稳定发展。 
  结论 
本文由论文联盟http://www.LWlM.cOM收集整理
  综上所述,流动人员档案是人才流通业务的重要依据。人力资源管理服务中心必须提高对流动人员档案管理的重视程度,加快档案服务信息化建设,规范档案管理的各个环节,并不断改进档案服务方式,拓展档案管理内容,从而提高流动人员人事档案管理效率和服务水平。 
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