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如何看待新形势下的秘书工作

来源:论文联盟  作者:孙悦 [字体: ]

如何看待新形势下的秘书工作

当今时代,秘书工作工作压力大,工作繁杂,对秘书的工作能力要求越来越高。秘书工作是办公室工作的的关键环节,是一个单位履行行政职能的重中之重。对于每一个从事秘书工作的人来说,如何做好秘书工作都是一个值得深思的问题。 
  一、新形势下秘书工作的新特点 
  秘书是各级各类社会组织中辅助领导机构、领导者或私人办文、办会、办事的参谋和助手,是职务名称之一。知识经济时代,秘书工作有了许多新的变化。 
  首先是秘书工作的职能范围更加广阔。现代公司企业机构,行政机关等工作事务向全球扩展,领导们对新形势下的秘书更是予以厚望,交付了许多重要事务的处理以及一部分的决策权。秘书工作的职能范围变的广阔,秘书人员的综合能力素质要求也随之提升。比如,在领导紧急需要出行时,司机缺位,秘书就要顶到前头,暂代司机职务;再比如,领导因事务脱不开身,可能会让秘书代替自己去参加重要的会议。秘书的存在,会极高的提高领导的工作效率,节省了很多精力。 
  其次是秘书工作对秘书人员的计算机能力要求提高。第三次科技革命以互联网的产生使用作为标志,在这个大浪潮下,计算机,打印机等机器在工作事务中已经成为必不可少的存在。秘书人员要会用电脑的excel表格做数据汇总,用word文档写会议记录等等。打字速度,软件操作等等都是新时期对秘书人员的新要求。在黑客盛行的时代,秘书人员也需要掌握高超的电脑技术,保护电脑中的公司机密等等。由此可见,一个工作能力强的秘书需要掌握的技术是十分繁多的。 
  再次是秘书工作的专业化程度加强。现在秘书的存在实际上非常普遍的,不像以前只有政府官员,企业领导等才有秘书,而且秘书的种类,秘书的服务对象也日趋增多。秘书从工作性质划分,可分为机要秘书、信访秘书、外文秘书和会议秘书。从秘书的来源与服务对象来分,分为公务秘书与私人秘书。据 《美国秘书行政管理》一书介绍,美国秘书分为社会秘书、法律秘书、医药秘书、公共关系秘书、学校秘书五大类。随着社会的发展, 秘书的专业化程度也越来越强了。 
  二、新形势下秘书工作存在的问题 
  当前随着网络时代的到来,日新月异的变化发生了,但是随之而来的更是有大量的问题。对于秘书工作,在我看来问题主要有4个。 
  第一是秘书人员盲从领导的指示和任务。当领导下达指令时,盲目听从执行,在领导错误决策时造成的后果影响可能难以弥补,将会有损领导的威信。出于怕受到领导责骂或者是不敢挑战领导的权威等原因,大多秘书人员都不会提醒领导,更甚至为博得领导欢心而阿谀奉承,火上浇油。 
  第二是秘书人员忙碌于搞庸俗的人际关系。秘书人员的主要工作就是领导的参谋、耳目,需要协调领导、部门、领导与部门、上级与下级的关系。但是现在存在一种情况就是秘书人员没有一颗端正的心,处理问题时从个人利益或小团体利益出发,在看人时,搞远近亲疏,在给领导出主意时泄私愤,图报复,趁此奏本。协调关系并不等于去搞庸俗的人际关系,巴结领导和打着领导的旗号去谋取私利。[1] 
  第三是秘书人员工作范围不明确。新形势下的秘书工作已经不再像以前那样只是事务性的工作,而且秘书工作的范围随着工作事务、领导需要等的繁杂变得更加广阔。许多秘书人员思维仍然停留在以前的范围内,只做事务性工作,而忽视了领导的切实需要以及许多新形势下增加的工作量 
  第四是秘书教育方面存在缺陷。秘书人员多为文科专业毕业的学生,如汉语言文学专业,政治学专业。在秘书工作所需要的法律、经济、医学等方面存在很大的缺陷和不足,秘书人员在从事工作过程中肯定会遇到很大的困难,组织能力,管理经验等都需要被提高加强。在这样的情况下,秘书人员在入职前是很有必要进行职业培训的。 
  新形势下,秘书工作越来越需要新型人才,秘书人员应该与时俱进,提高自身工作能力,争做全能型秘书。 
  三、新形势下如何做好秘书工作 
  第一,具备优良的品质与政治素养。这是作为一名合格的秘书的基本要求。只有具备了这一点秘书人员才能摆正自己的心态,全心全意为领导服务。工作中要谨言慎行,不阿谀奉承领导。严守秘密,坚守岗位。处理事务性工作之外的政务性工作需要的能力也要具备,提高政治素养,关注时政。 
  第二,加强自身的组织协调能力与管理经验。这是属于秘书工作范围内的,一个合格的秘书要为领导协调好上下级以及平级之间的关系,管理好职权范围内的人员,让领导不为琐事烦恼。要在了解本部门工作特点的基础上,熟练掌握办事环节与程序,提升工作效率。对接触的具体事务要认真学习,观察领导、他人在处理事务时的方式,总结学习,充实自身的阅历与经验。[2] 
  第三,提高自身的知识储备和加强自身工作能力建设。秘书人员在入职前应接受职业培训,而且在平常也要弥补自己知识的短板,在自己所不擅长的领域要多加学习。加强自身工作能力建设是要与时俱进的,如电脑技术,写作能力等等。具有笃学不倦的精神,提升自我知识境界。 
  第四,要有敏锐的观察力和洞察力。作为秘书,在领导询问意见时,可以向领导举荐合适培养的人选,要足够了解手下的人员。在平时的工作中和生活中,要多加观察,勤加思考,關注细节,为领导在决策时提供帮助,分析潜在的利弊得失。 
  第五,要有良好的工作作风。作为秘书,兢兢业业,任劳任怨。身为领导的得力助手,一定要认清自身的定位,处事公正,对于出现的矛盾要认真化解。要保持踏实的工作状态,具有大局观,严格遵守组织纪律,不将个人情绪带入工作中。切忌以高高在上的姿态去面对职工,一定要虚心听取广大职工的建议,从而为工作的开展提供有利的依据。[3] 
  结语 
本文由论文联盟http://www.LWlm.COM收集整理
  秘书人员要提高自身工作能力,适应社会进步的需要,协调好上下级之间的关系。在端正心态,提高知识储备等方面要做好,同时要戒骄戒躁,为成为一位合格且优秀的秘书而努力。新形势下的秘书工作任重而道远。  
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