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新形势下的秘书工作

来源:论文联盟  作者:刘苗 [字体: ]

新形势下的秘书工作

  全球化的发展给秘书工作带来了机遇,也带来了挑战。高度职业化、复合型、高层次的专业秘书人才,是新形势下最能胜任各企事业单位工作要求的秘书人员。新形势的变化,对秘书工作提出了更高的要求,如何适应新形势的变化开展秘书工作是关键问题。 
  一、树立四种意识,为工作开展做好思想准备 
  (一)学习意识 
  秘书人员不仅要熟练掌握办公室文秘基本知识,如办公办会、办公礼仪等,更重要的是树立主动学习的意识,养成随时随地学习的习惯,处处留心做个有心人。与同行在一起交流时,应当有意识地与他们分享工作中的经验,商讨有待改进的不足之处。到外单位开会时,应当思考自己组织活动时应该怎样安排,别人有什么做法值得借鉴。不仅如此,还要学习站在领导的角度思考问题,不断提升自己的眼界和格局。 
  (二)效率意识 
  秘书人员要牢固树立效率意识,不断提高工作效率。 
  1、加强信息管理。充分利用现代信息管理工具,做好通讯录的整理工作,适时做好大事记工作,如领导参加重大会议的时间、地点,单位职工人事变动事宜等,以便临时查用和年底汇总。 
  2、加强分类管理。一是将办公资料分类,二是将待办事项分类,三是将办结的工作分类。做到紧急事项立即辦,重点事项重点办,日常事项规范办。 
  3、加强时间的管理。综合利用整片时间,合理利用零散时间。不仅如此,要当好领导的“外脑”,为领导挡去不必要的应酬和接待;当好领导的助手,协助领导按轻重缓急、分门别类的处理好各项事务,为领导节约宝贵时间。 
  (三)总结意识 
  秘书人员应善于总结,使总结成为一种习惯,有总结才会有进步。比如一场综合性的会议结束之后,可以思考会务接待中,哪些细节会让与会人员感到宾至如归,哪些方面还存在缺憾,有待改进。可以总结会议交流中,哪些做法体现了本单位的工作特色,哪些地方展示了本部门的精神风貌等。这些都应该及时总结,认真分析。 
  (四)责任意识 
  秘书人员应当树立强烈的责任意识,坚持高标准、严要求,认真负责、一丝不苟,严谨细致,出色地完成本职工作,实现自我价值。对重要的事情要一抓到底而不能放手不管,对看似寻常的小事不可马虎。 
  二、提高秘书素质,适应新形势的要求 
  (一)加强学习经济理论知识,掌握管理学知识 
  随着全球化进程的加快,世界各国的跨国公司越来越多的进入中国市场,我国与其他国家的交往也日益密切。虽然在企事业单位,秘书没有直接的决策权、指挥权,但他们为决策者当好参谋可以在企事业单位各种大型活动中显示其管理才能。秘书人员应在企事业单位运转中不失时机地参与企事业单位的管理活动,参与研究新的经济理论,做好领导的助手和参谋。 
  (二)加强学习相关法律法规 
  在中国入世后,与世界各国的经济贸易往来中不可避免的遇到各种各样的矛盾或纠纷,这就要求新形势下的秘书人员要熟悉各种规则,维护所在单位的利益。秘书人员若不适应形势,研习相关的法律法规,就无法真正起到参谋的作用,也就无法参与实际运作。 
  (三)强化外语听说能力,增强对外沟通能力 
  秘书工作者特别是基层秘书工作者对外沟通能力都比较弱,英语已经成为国际往来的语言工具,全球化的发展对我国各行各业的英语水平要求大大提高。各级各类秘书都要掌握英语,有条件的更要精通英语。一方面,为了更快提高现代化办公效率,秘书工作者必须尽量缩短母语与英语转换的时间,以加快信息处理的速度。另一方面,不同行业的企业秘书还要精通本行业的专业英语,个别部门还要掌握小语种。同时,了解各国文化差异也是中外沟通顺利进行的必要手段。 
  三、树立新观念,做好新形势下的秘书工作 
  (一)树立“主动参与”的观念 
  秘书工作的核心是紧跟国家和企事业单位的政策,以政策为导向,可以变被动为主动,多站在参谋者的角度替领导者思考问题,这就要求秘书工作者要敢于“主动”,增强参与意识。 
  (二)树立“有为有位”的观念 
  秘书工作只有在不断实践中才能提高工作水平,不能因自己的“无位”而不敢“有为”。秘书工作者要想出成绩,就需要从办小事、办实事做起,小事日积月累也就成了大事,领导的信任和同行的信服将在这个过程中渐渐积累。但“有为”绝不是乱作为,要清楚自己的位置和角色,为自己的进步打下坚实的基础,自己也才能从“无位”到“有位”。 
  (三)树立“创新创优”的观念 
  近年来,秘书工作方面增加了信息搜集、督查、机要工作等新内容,这些新内容要求秘书工作者要抓住核心与本质,注重创新。不能局限于原有的工作模式,不能固守陈旧的思维方式,要根据新形势下的政策和规章探索出提高工作质量和效率的方法和途径,破除因循守旧的思想观念,使秘书工作更好的服务于领导和单位。 
  结语 
  新形势的发展,对秘书工作提出了更高的要求。秘书工作者既要做好思想准备,树立学习意识、效率意识、总结意识、责任意识,又要提高自身素质,学习经济理论、管理知识,学习相关法律法规,强化外语听说能力,适应新形势的要求,还要树立“主动参与”、“有为有位”、“创新创优的新观念”,做好新形势下的秘书工作。新形势的变化与发展,对秘书工作者来说,既是机遇,又是挑战,只有勇于抓住机遇,提高自身素质,主动适应社会变化发展的秘书人员才能真正应对时代的挑战,实现自己
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