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新形势背景下水利工程档案管理工作分析

来源:论文联盟  作者:谭少英 [字体: ]
新形势背景下水利工程档案管理工作分析 水利工程档案管理工作以资料分类、整理、信息收集、利用及存储为核心,其档案数据库的构建,对水利工程的规范化、合理化、可持续化发展有积极作用。新形势背景下,水利工程档案管理逐渐向信息化、智能化的方向发展,但是,其管理体系及管理模式仍需要进一步调整,这是水利工程档案管理迎合水利工程系统设计、方案规划、施工管理的必然需求[1]。
  1.新形势背景下水利工程档案管理的现状分析
  新形势背景下的档案管理工作调整与落实,其侧重点是对现有文件进行收集与整理,并没有从信息化技术应用、专业化管理、信息资源分类的角度进行维度化管理,进而出现水利工程档案管理不全面、文件信息丟失的情况。现有水利工程档案管理仍然存在资料分类划分不明确、档案存储安全系数不高的情况。虽然承包单位注意到新形势背景下的信息资源利用,但是,水利工程档案的信息收集、整理、采集及存储等方面仍然缺少相应的配套管理方案,直接影响水利工程的资料信息应用。例如,水利工程的方案设计、施工技术及材料应用、竣工后的质量检验都需要工艺参数、设计图纸、维修技术、施工技术等资料作为依据,但是,部分水利工程的档案资料管理以纸化文件为主,信息技术并没有获得广泛的应用,进而影响后续的水利工程维护、验收、财务核算工作的落实[2]。
  2.水利工程档案管理创新的弊端分析
  2.1管理体亟待完善
  新形势背景下的水利工程档案管理逐渐向信息化、规范化的方向发展,但是,其信息化管理体系仍需进一步完善,进而影响水利工程档案应用的及时性及全面性[3]。一方面,水利工程项目本身的环节、施工所需技术、材料、设备等方面具有复杂性,这相对增加了档案信息资源收集、整理、存储的难度,而部分承包单位在对档案信息进行处理与管理的过程中,缺少层次性划分,其文件收集及存储缺少系统性,极容易出现档案资料不完整、信息利用率降低的情况。另一方面,承包单位在构建档案管理制度的过程中,其制度并没有从档案信息收集、存储、计算机操作、网络数据库安全性等相关细节的角度进行构建,严重影响水利工程档案管理质量的提升。
  2.2管理标准仍需调整
  之所以出现档案资料信息利用率本文由论文联盟http://www.LWlM.COm收集整理降低的情况,其关键性的问题是水利工程档案管理标准不完善,并没有针对档案信息的不同环节、信息不同存在方式、应用方式等方面进行专项管理标准制定,直接影响水利工程档案信息的管理质量。部分水利工程档案信息管理工作的开展,其过于笼统化,并没有针对不同的文件进行管理标准设计,严重影响信息资料的严谨性、全面性。例如,在对工程量计价清单进行信息收集与整理时,工作人员只是针对工程量计价清单的基础信息进行整理,并没有结合工程变动、材料替换等方面进行信息收集,其最终收集的工程量计价清单就会存在失真现象,这是水利工程档案管理缺少标准制定的基本表现形式。
  2.3管理张弛失度,人性化融入不足
  首先,部分承包单位在构建针对工程档案的管理制度时,其管理理念仍然以传统档案管理为主,并没有对信息化技术的应用、信息数据库应用等方面进行专项落实,进而影响数据资源的录入及应用。其次,在管理张弛失度的情况下,档案数据库的信息化建设进程缓慢,忽略档案管理人员本身的技能、工作方式及专业能力,直接影响档案管理制度的专项落实。例如,档案管理人员在对档案信息进行收集、整理、存储的过程中,其管理层过于注重信息资源的及时性,并没有从实际的信息工作量进行入手,进而出现档案信息收集过于随意,缺少标准化、流程化的情况,影响水利工程档案信息的有效利用率。最后,管理方式及档案管理理念的欠缺,严重阻碍档案信息无纸化、数字化的转变,也降低了信息化数据库的建设与构建。
  3.优化水利工程档案管理工作的可行性措施
  3.1完善水利工程档案管理体系
  档案信息管理制度注重纸质档案管理的基础上,对档案信息的网络存档、信息筛查等方面进行综合筹划,这对水利工程的档案信息整理、应用等方面的优化有积极作用。在注重水利工程档案管理体系构建及完善的过程中,其管理体系需要围绕水利工程的不同环节、不同信息资料进行针对性管理,注重档案管理体系的层次化、系统化构建,是提高资源利用率、信息资源应用价值的基础性工作,其管理体系的构建如下所示:
  针对水利工程的不同阶段、不同文件资料进行分类处理,是实现档案管理落实及创新的基础性工作。水利工程立项注重的档案资料管理,需要针对工程评估书、财务预算等相关文件资料进行管理,图纸设计及施工阶段,其档案信息管理需要从技术参数、工程规格、工程量计价清单等多项资料入手,以此提高档案信息资源收集、存储的全面性。工程验收及维护需要从质量评估、维修方式、验收报告等多角度进行分析,以注重资料归档的方式,完善信息化档案管理体系的构建。注重档案信息管理体系构建,是从档案资源收集方向的角度,为后续的档案管理标准、管理方式落实等方面提供依据。充分考虑水利工程档案信息的复杂性,并从信息分类、采集、整理、存储等环节进行专项管理,可以相对提高水利工程档案管理的规范性及系统性。最后,针对不同的施工环节进行信息资源分类与整理,并明确信息化档案库的管理方向,对推动档案信息管理及资料信息应用有积极作用。
  3.2完善水利工程档案管理标准
  在注重水利工程档案管理标准完善的过程中,需要针对水利工程本身的环节、工作流程、文件性质等方面进行专项处理,注重维度化工程档案管理标准的构建,是推动信息数据库建设、网站安全防护的关键,其各项档案信息的管理标准如下:
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